納品書・作品リスト作りをラクする

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取引先に卸す場合、納品書や請求書。
展示会などに出す場合、作品リストが必要になります。
この作業が結構面倒くさいんです…特に展示会の作品リスト作りは値付け作業も兼ねるので超大変なんです。
ちなみに最近の具体例ですと、2月の東京での個展。
69アイテム、222点でした。
個展前はこれらを一同に並べ、値段を決め、値札を貼り、作品リストを作るわけです。

b0022655_0133084.jpg以前はこういった複写式の納品書を手書きで書いていました。
しかし、これはデメリットが多過ぎてなんとかしたいなぁと思い現在はGoogleドライブのスプレッドシートを使っています。
納品書などは税務上の決まりもあり過去5年間は保存しなければなりません。
そうすると、この納品書が何十冊にもなり僕の小さなワークスペースをどんどん占有していくのです。
過去の価格などを調べる時もそれを探し出すだけで一苦労したり。
記入する時も手書きで一行一行作品名を書き、一枚ずつ計算をし、合計を出し、挙げ句の果てに間違っている事も。
スプレッドシートにしてからはそういった手間が随分ラクになりました。

なぜGoogleか?
僕はMacしか使った事が無いし、エクセルの使い方が全然解らなかったという事もあるのですが。
一番の理由はクラウドという事です。
まずパソコンで、用意してある納品書用のテンプレートから新規書類を作ります。
そして入力はiPadで行います。
パソコンの前では値付け作業は出来ないので値付け作業をする場所でiPadを使い入力をするのです。
この書類はクラウドにあるのでパソコンでもiPadでもiPhoneでも(小ちゃくてやだけど)閲覧、編集が出来ます。
入力が終われば合計は出ているので、今では計算をする事は無くなりました。
誤字による書き直しも無くなりました。
書類棚の引き出しが一つ空になりました。
手書きの頃から比べれば相当の時間短縮です。
また、どこからでも閲覧編集が出来るので個展中に書変える事も出来ます。実は個展中にリストを書変える事ってけっこうあるんです。
また過去のデータにもすぐアクセス出来るので仕事の話をしている時に「工房に戻ってからまた連絡します。」って事も減ります。

Googleドライブはスプレッドシートの他にもドキュメント(=ワードみたいなの)やプレゼンテーション、フォームなど使える機能がいっぱいありとても重宝します。
もちろんGmailも。

僕くらいの仕事だとマイクロソフトのスペシャルなアプリケーションじゃなくてもこれらで十分。
こうして仕事の書類はほとんどがクラウドにあるのでいつでもどこでも書類を引き出すことが出来、余計な宿題を抱え込む事が少なくなりました。

またパソコンは壊れるか買い替えるかが何年かに一度やって来ますが、その時何もせずに済むのもメリットです。

その他、仕事で使っているサービスは
Evernote・DropBox・Flickrといったところでしょうか。
すべてクラウドですね。
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by tenstone | 2014-05-02 01:17 | 陶芸コラム・column | Trackback | Comments(0)
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※個展などで留守にしている事もありますので、お越しの際はご一報ください




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ワークショップ&個展
7月24日〜30日
Penélope Vallejo Studio他
(スペイン)

『お茶をたのしむうつわ展』~台湾茶~
8月4日〜10日
イル・ドーノ千歳

個展
10月13日〜15日
@札幌

うつわごと 2017
11月1日〜6日
@大阪

▼終了▼
カップ&ソーサー展
2月18日〜26日
イル・ドーノ千歳
企画展
3月22日〜28日
銀座三越
一輪挿し展
2月18日〜26日
イル・ドーノ千歳
橋本忍展
2月9日〜14日
@うつわ謙心(東京)




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