納品書はクラウド化するべき

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作品を納める時は必ず納品書が必要です。
納品書を使うのはその時だけではなく、後々価格を確認したりトラブルの対応だったりと何かと見返すことがあるので何年も保管してあります。
しかし仕事を続けていけば納品書はどんどん増えるし、「アレは前回いくらで作ったっけ?」と後から探すにもどこにあるのか全然見当たらない!?という事も多くなります。

仕事を続けるかぎり増え続ける納品書、増えるごとに内容は捜索困難になる。
この問題は「納品書のクラウド化」でかなり幸せになります。
クラウド化と言っても使うのは皆さん無料で使えるGoogleのサービスで「Googleドライブ」。
この中にあるスプレッドシートは所謂エクセルのようなものでクラウド上にエクセルのシートを保存しておくようなものです。
マイクロソフトのサービスでOneDriveというのもあるので、エクセルに慣れている人はこちらでも良いかもしれません。

僕はドライブの中に納品書のテンプレートを作っておき、都度それをコピーして新しい納品書を作っています。
年ごとにフォルダを作ってそこに格納してあります。
納品書をGoogleドライブにして良いことは色々あります。


・データの捜索が楽
ドライブ内をキーワードで検索ができるので作品名や、取引先名などで検索可能。
ファイル名は「年月日、取引名」にすると年次順に並べられます。
「2017.04.01●●●様」など。(4月は04とすること)

・いつでもどこでも新規、編集、閲覧可能
パソコンでもタブレットでもスマホでもアクセス出来ます。出先での問い合わせにもすぐ対応できるし、間違えもその場で修正できます。
個展の時など、現場で修正することがありますが(破損など)、その場で修正してメールで送信。

とにかく納品書作成が楽
手書きの納品書に比べると断然早い。
作品名と上代価格、数量を入力するだけなので計算ミスが無い。

・ほぼ無限に使えて、失くならない
僕は2011年からこのシステムにしてますが容量的には全く問題ありません。
パソコンなどのローカル保存ではないので消失することがありません。
パソコンが壊れても問題なし、データ移行も必要なし。

僕らくらいの小さな事業ならこういった無料サービスで十分使えると思います。
ちなみに僕はエクセルの知識とか全然なくて(笑)、テンプレートは妹にお願いして作ってもらいました。
そのテンプレートを公開してますのでよかったら試してみてください。
Googleドライブを使ってる方はコピーして自分用に編集し使ってみてください。
<<納品書テンプレート>>
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使い方は、
まず掛率を入力したら、品名・上代・数量を入力していくだけです。
そして、これで出来た余剰の時間とスペースを創作に当てれば完璧です(笑)



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by tenstone | 2017-04-04 00:55 | 陶芸コラム・column | Trackback | Comments(0)
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※個展などで留守にしている事もありますので、お越しの際はご一報ください


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10月13日〜15日
@札幌

うつわごと 2017
11月1日〜6日
@大阪

▼終了▼
『お茶をたのしむうつわ展』~台湾茶~
8月4日〜10日
イル・ドーノ千歳
ワークショップ&個展
7月24日〜30日
Penélope Vallejo Studio他
(スペイン)
カップ&ソーサー展
2月18日〜26日
イル・ドーノ千歳
企画展
3月22日〜28日
銀座三越
一輪挿し展
2月18日〜26日
イル・ドーノ千歳
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